ПЛАН
работы казенного учреждения Воронежской области
«Государственный архив Воронежской области» на 2016 год
План работы КУВО «Государственный архив Воронежской области» на 2016 год разработан в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства РФ «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2016 год и их отчетности за 2015 год» от 04.09.2014 №4/2009-А и приказом управления делами Воронежской области «О планировании работы архивных учреждений Воронежской области на 2016 год и их отчетности за 2015 год» от 06.10.2014 № 274-п, на основании которых были определены приоритетные направления архивной деятельности.
Успешному выполнению мероприятий, направленных на обеспечение оптимальных условий хранения документов, соблюдение противопожарного и охранного режима будут способствовать проведение противопожарного инструктажа, утверждение состава пожарной дружины, назначение ответственных за обеспечение пожарной безопасности. Предполагается обновление соответствующих инструкций и приказов.
Обеспечению выполнения запланированных объемов работ, улучшению качества их исполнения будет способствовать проведение в 2015 году заседаний экспертной и методической комиссий.
I. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Архивного фонда Российской Федерации
В 2016 г. основные усилия по обеспечению сохранности документов будут направлены на реализацию нормативных требований по организации хранения и учета архивных документов, в том числе по организации выдачи документов из архивохранилищ. Достижению поставленных задач будут способствовать разработанные госархивом «Инструкция по обеспечению температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов в Государственном архиве Воронежской области», утвержденная 18 ноября 2010 г., «Правила работы пользователей в читальном зале ОГУ «Государственный архив Воронежской области», утвержденные приказом руководителя от 24.12.2010 № 24-О, «Инструкция о порядке выдачи и приема дел, описей и фонда пользования из архивохранилищ», утвержденная руководителем 14 марта 2011 г.
В 2016 г. будут подготовлены и переданы на реставрацию и в переплет дела, находящиеся в плохом физическом состоянии и наиболее востребованные исследователями читального зала для научно-исследовательской работы и сотрудниками архива для исполнения запросов. Продолжится улучшение физического состояния дел в фонде И-29 – Воронежское дворянское депутатское собрание. После реставрации дела будут переплетены и подшиты.
Подшивке также подвергнуться малообъемные дела, не требующие реставрации. Это документы фонда И-2 Воронежское губернское правление.
Восстановление угасающих текстов будет проводиться в фонде Р-1 Воронежский губернский отдел народного образования.
Работа по выявлению особо ценных дел будет проходить по фонду И-18 Воронежская губернская казенная палата. Следуя рекомендациям Росархива, при выявлении особо ценных дел, будет обращено внимание на возможное выявление уникальных документов.
В 2016 г. запланирована передача фондов профессиональных союзов и общественных организаций из КУВО «ГАВО» в КУВО «ГАОПИ ВО», являющийся профильным государственным архивом и располагающий свободными площадями архивохранилищ. В связи с этим, запланирована проверка наличия и физического состояния документов по фондам профессиональных союзов и общественных организаций (Р-899 Воронежский областной Совет профессиональных союзов, Р-2576 Воронежский обком профсоюза рабочих строительства и строительных материалов, Р-2574 Общеросийский профсоюз работников жизнеобеспечения, Р-2523 Воронежский обком профсоюза работников связи). Проверке наличия подвергнутся также документы страхового фонда. Консервационно-профилактической обработке подвергнутся фотодокументы и документы страхового фонда, хранящиеся в архиве.
В течение года будут проводиться мероприятия по обеспыливанию полок, связок и коробок в хранилищах в соответствии с санитарно-гигиеническим режимом хранения архивных документов, определенным «Правилами работы госархивов…», М., 2007, обновлению картона, ярлыков, шпагата, рациональному размещению документов в хранилищах.
В 2016 г. планируется продолжение ведения ПК «Архивный фонд» (версия 4.3.). Будет продолжена работа по вводу в базу данных вновь поступивших фондов, исторических справок к ним, аннотаций, заголовков дел, сведений об изменениях, происходящих в составе и объеме фондов, сведений о переименованиях фондов. Продолжится заполнение раздела «Топография».
На 2016 г. запланирована передача 11,5 тысяч дел фондов профессиональных союзов, в связи с чем будет проведена работа по внесению учетных изменений в список фондов КУВО «ГАВО», сведения об изменении в составе и объеме фондов, ПК «Архивный фонд», ИПС ЦФП ВО (информационно-поисковую систему цифрового фонда пользования Воронежской области).
По передаваемым фондам будет проведена выверка учетных документов (Р-899, Р-2576, Р-2574, Р-2523, Р-2584, Р-2784 и другие).
По итогам работы по выявлению особо ценных дел будут обновлены реестр описей и список фондов ОЦД.
В рамках внедрения информационно-поисковой системы цифрового фонда пользования Воронежской области (ИПС ЦФП ВО) планируется внесение в систему образов описей дел вновь принятых на хранение и переработанных в архиве, а также заголовков архивных дел. Для более полного использования ИПС ЦФП ВО в 2016 г. планируется заполнение модуля «Топография».
2. Формирование Архивного фонда РФ.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,
организаций
На 2016 г. запланировано рассмотрение описей на ЭПК в количестве 8200 дел общего делопроизводства и 210 дел научно-технической документации. Запланирован прием МЧД: 1 единица учета фонодокументов, 100 единиц учета фотодокументов, 200 единиц учета видеодокументов.
Прием документов общего делопроизводства на 2016 г. запланирован с учетом приема в первую очередь тех организаций, которые хранят документы сверх установленного срока в количестве 5800 дел общего делопроизводства и 210 дел научно-технической документации.
В 2016 г. будет проведен комплекс работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций.
Будет продолжена работа по заключению соглашений и договоров в сфере архивного дела о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории г. Воронежа, а также с организациями с негосударственной формой собственности.
В 2016 г. будет продолжена работа по оказанию методической помощи исполнительным органам государственной власти, федеральным органам государственной власти, а также организациям областного подчинения в организации деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, в связи с чем в этих организациях будут проведены совещания-семинары по организации работы архива и составлению номенклатур дел.
Продолжится внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органов местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526, а также Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (после принятия соответствующего постановления Правительства Российской Федерации).
В 2016 году будет продолжена работа по оказанию методической и практической помощи районным судам и районным прокуратурам Воронежской области, включенных в список источников комплектования КУВО «ГАВО» по составлению номенклатур дел и описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Запланировано участие в проверках в 4 организациях города Воронежа.
В 2016 году будет продолжена работа по уточнению списка источников комплектования облгосархива документами общего делопроизводства, НТД, в связи с изменением формы собственности организаций, их переименованием и с изменением их непосредственной подчиненности.
В начале 2016 года будет проведен анализ итогов паспортизации организаций-источников комплектования госархива, осуществленной в 2015 году, на предмет проверки качества заполнения паспортов архива.
Будет продолжена работа по подготовке к передаче на государственное хранение документов личного происхождения главного редактора журнала «Подъем», воронежского писателя Ивана Ивановича Евсеенко, кандидата педагогических наук, доцента кафедры общей физики ВГПУ Ишковой Тамары Яковлевны, а также документы воронежского писателя и адвоката Михаила Ивановича Федорова.
В соответствии с бюджетом рабочего времени и штатной численностью в 2016 году отделом комплектования и экспертизы ценности документов планируется упорядочить документы в 40 организациях города Воронежа.
На государственное хранение будет отобрано 1300 дел постоянного хранения, по личному составу планируется оформить 1700 дел.
Оформленные дела будут систематизироваться по структурным и тематическим признакам. Планируется отсистематизировать 3000 дел.
Дела постоянного хранения, по личному составу, личные дела уволенных работников и дела временного хранения будут внесены в описи, оформленные соответствующим образом. Планируется оформить 160 описей дел.
В 2016 году отдел планирует составить 10 исторических справок, кроме того планируется составить 10 дополнений к историческим справкам. Во всех обработанных организациях будут составлены предисловия к описям дел постоянного хранения и по личному составу.
Одновременно с документами постоянного хранения и по личному составу будут оформляться и документы временного хранения. В организациях как 1-го, так и 2-го списка планируется переплести 750 дел временного хранения.
Планируется составить акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения в количестве 7000 дел.
Планируется разработать и уточнить 15 номенклатур дел. В каждой номенклатуре будут согласованы и проиндексированы статьи. Всего планируется согласовать и проиндексировать 3750 статей.
3. Создание информационно-поисковых систем.
Информация и использование документов
В 2016 году будет проводиться работа по технической обработке личных фондов Касаткина Михаила Ивановича и Гринько Александра Ивановича.
Продолжится работа по усовершенствованию описей фонда И-167 Воронежская палата гражданского суда (с попутным составлением именного указателя к описи) и переработке описей фонда И-26 Воронежское губернское по крестьянским делам присутствие, Р-19 Воронежское губернское земельное управление, начнется по фондам Р-301 Народный следователь 2 района Острогожского уезда Воронежской губернии, Р-312 Народный следователь 4-го района Острогожского уезда, Р-368 Народный следователь 2-го района Воронежского уезда, Р-380 Уездная комиссия по борьбе с дезертирством при Павловском уездном комиссариате по военным делам, Р-404 Народный следователь 1-го района города Воронежа, Р-437 Народный следователь 1-го участка Коротоякского уезда, Р-675 Народный следователь 6-го района Острогожского уезда, Р-710 Прокурор 1-го района Россошанского округа, Р-747 Прокурор Острогожского округа, Р-1104 Прокурор 1 района Острогожского округа, Р-1196 Отделение уголовного розыска Управления Острогожской уездной рабоче-крестьянской милиции, Р-1631 Отделение уголовного розыска Острогожского окружного административного отдела, Р-1648 Отделение уголовного розыска Бобровского уездного административного отдела, Р-2013 Отделение уголовного розыска Новохоперской уездной рабоче-крестьянской милиции, Р-2122 Прокурор 2-го участка Борисоглебского округа, Р-2199 Отдел юстиции Борисоглебского уездного исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, Р-530 Воронежский уездный комиссариат по военным делам.
Продолжится работа по пополнению информационно-справочной системы КУВО «ГАВО». По модулям «Репрессированные» и «Фотокаталог» будет вноситься информация с имеющихся традиционных карточек. По модулю «Награды за материнство» работа будет проводиться по фонду Р-1440 Воронежский облисполком.
Одним из главных направлений в работе отдела информации остается исполнение тематических и генеалогических запросов. Планируется исполнить 1000 тематических и генеалогических запросов (1071 день).
На 2016 год запланировано исполнить 1000 запросов социально-правового характера (248 дней).
На учет и регистрацию запросов запланировано 49 дней, на прием граждан – 20 дней.
На 2016 год на организацию работы читального зала запланировано 132 дня, в т.ч. 11 дней – на контроль за работой читального зала, а 10 дней – на ведение БД «Читальный зал».
Планируется использование документов архива через средства массовой информации: будут подготовлены 2 статьи, 3 радиопередачи и 3 телепередачи (52 дня). В 2016 году будут разработаны 5 фотодокументальных выставок, которые разместятся в витринах читального зала, а также на сайте архивной службы (50 дней). В 2016 г. запланированы организация и проведение научно-практической конференции, посвященной 430-летию Воронежа.
Тематика информационных мероприятий строится в соответствии с Календарем памятных дат по воронежскому краю на 2016 год, разработанным в отделе, и во исполнение Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы». В запланированных формах использования будут отражены такие даты, как 73-я годовщина освобождения Воронежа от немецко-фашистских захватчиков, 75-летие начала Великой Отечественной войны, создания в Воронеже Народного ополчения, 150-летие издания «Воронежских епархиальных ведомостей», 170-летие Г.И. Недетовского, 320-летие начала строительства в Воронеже военно-морского флота, 430-летие строительства города-крепости Воронеж.
В 2016 году студентам и школьникам города будут прочитаны 12 лекций по военно-патриотической тематике; проведены 9 обзорных экскурсий.
4. Информационные технологии
В 2016 г. развитие информационных технологий госархива будет проводиться по нескольким основным направлениям:
1) Обеспечение работоспособности оборудования и поддержание безопасной работы локальной сети;
2) Информационное обеспечение интернет-портала «Архивная служба Воронежской области»;
3) Создание электронного фонда пользования документов – оцифровка документов на бумажной основе.
4) Администрирование, сопровождение и пополнение новыми материалами Информационно-поисковой системы Цифрового фонда пользования Архивного фонда Воронежской области (ИПС ЦФП АФВО).
Продолжится работа по администрированию и информационному обеспечению интернет-портала «Архивная служба Воронежской области» (www.arsvo.ru), пополнению портала новыми материалами.
Планируется работа по созданию на портале подраздела, посвященного деятельности отдела по делам архивов управления делами Воронежской области.
Планируемое количество уникальных пользователей интернет-портала «Архивная служба Воронежской области» в 2015 г. – 19 000 пользователей.
В 2016 году планируется начать оцифровку метрических книг фонда И-84 Воронежская духовная консистория. Учитывая, что объем метрических книг, подлежащих сканированию, в среднем составляет 460 листов, в 2016 году планируется оцифровать 50 дел, что составит 23000 листов.
В рамках работ по сопровождению ИПС ЦФП АФВО планируется разработать внутренние регламенты по работе с системой, разработать и разместить на портале «Архивная служба Воронежской области» инструкции для удаленных пользователей.
Планируется пополнять ИПС ЦФП ВО новыми материалами – в частности вносить изменения по вновь принятым на хранение в архив описям дел. Всего планируется внести записи на 6000 дел.
5. Научно-методическая информация
В 2016 г. в работу КУВО «ГАВО» планируется внедрение 6 новых научно-методических разработок, рекомендованных Росархивом и ВНИИДАД.
Основное внимание будет уделено изучению и внедрению в практику работы «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015), «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (Воронеж, 2014), «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (М., 2014).
Деятельность методической комиссии будет проходить по специально разработанному плану. Планируется провести 7 заседаний, рассмотреть списки выявленных особо ценных дел, обсудить планы фотодокументальных выставок, провести анализ внедрения новых нормативно-методических разработок.
В 2016 г. сотрудники КУВО «Государственный архив Воронежской области» продолжат занятия по повышению квалификации. Предусматривается проведение «Дней информации» для структурных подразделений архива – обзоры новой нормативно-методической литературы и практические занятия по актуальным вопросам организации архивного дела. В индивидуальном порядке планируется проводить научно-методическое консультирование сотрудников архивных учреждений области.
Справочно-информационный фонд КУВО «ГАВО» будет комплектоваться как методическими разработками на традиционной (бумажной) основе, так и электронными вариантами. Госархив примет участие в обновлении сетевой версии программы «Информационно-справочная система архивной отрасли», предоставив ООО «ТЕРМИКА.РУ» нормативно-методические разработки воронежских архивистов.
Будет продолжено комплектование справочно-информационного фонда ведомственными периодическими изданиями («Отечественные архивы», «Вестник архивиста») и газетами, издающимися в Воронежской области («Коммуна», «Воронежский курьер», «Берег»).
В 2016 г. будут разработаны указатели к «Методическим рекомендациям по исполнению генеалогических запросов в КУВО «Государственный архив Воронежской области».
Будет продолжено сотрудничество с Региональным центром по работе с книжными памятниками Воронежской области. Специалист КУВО «Государственный архив Воронежской области» примет участие в работе Межведомственного экспертного совета при Региональном центре по работе с книжными памятниками Воронежской области, учебно-практических семинарах по работе с книжными памятниками, создании сводного электронного каталога на фонд редких книг.
Главный специалист КУВО «Государственный архив Воронежской области» продолжит работу в составе Экспертного совета по формированию Каталога объектов нематериального культурного наследия Воронежской области. Воронежскому областному центру народного творчества будет оказана помощь в подготовке научно-доказательной документации на объекты нематериального культурного наследия Воронежской области.
Руководитель В.В. Гуров
|
